Карточка получения/доставки содержит перечень отправляемых документов, что позволяет не готовить сопроводительное письмо.
После доставки документации карточка доставки/получения подшивается в дело.
- подготовка доверенности на курьера
Для отправления отдельных видов документов подготавливается доверенность на курьера, которая прилагается к карточке доставки/получения. Доверенность выдается на одну доставку или на определенный срок для регулярной пересылки документов.
- составление сопроводительного письма
В случае необходимости дополнительных разъяснений к документации отправитель составляет сопроводительное письмо. В карточке доставки указывают его номер и дату. Письмо регистрируется в установленном порядке, а копия сохраняется в курьерской службе.
Разновидностью сопроводительного документа является договорное письмо, подтверждающее факт отправки договора.
Заказчик проверяет количество документов, наличие приложений, при необходимости ставит печати. При срочной доставке по Москве или в другой город клиент изготавливает необходимое количество копий корреспонденции, соответствующее количеству адресов отправки.
При пересылке документации для подписания сторонней организацией на одном экземпляре специальным штампом отмечается принадлежность отправителю. К корреспонденции прикрепляется письменная просьба об ответной отправке с указанием адреса доставки.
Порядок направления документации в курьерскую службу закрепляется в локальном нормативном акте организации.
Сотрудник службы проверяет представленные к отправке документы и регистрирует карточки получения/доставки в специальном журнале.
