Все отправления, передаваемые на доставку в курьерскую службу, должны быть надежно упакованы в бумажные или картонные конверты или пакеты. На каждом конверте должна быть информация о получателе: адрес, название компании, телефон, ФИО получателя. Обычно приклеивается адресный стикер. Но составление и наклеивание таких стикеров трудоемкий процесс, поэтому для экономии времени, это можно поручить курьерской службе.
Корреспонденция распределяется по районам доставки. Для каждого отправления составляется маршрут, который по желанию клиента может быть скорректирован. Корреспонденция вручается лично адресату. В случае отсутствия получателя на месте отправление возвращается заказчику или, по согласованию с заказчиком, передается другому сотруднику компании, под роспись с указанием фамилии и должности.
- предоставление отчетности
По окончанию доставки курьерская служба предоставляет подробный отчет, в котором отражаются следующие сведения: номер и дата заказа, дата доставки, время доставки, фамилия и должность получателя, стоимость каждой доставки и сумма за весь период. Отчет предоставляется в виде таблицы по электронной почте. Если доставка отправлений осуществляется в течение нескольких дней, то по желанию клиента, курьерская служба предоставляет промежуточные отчеты. С их помощью можно скорректировать процесс рассылки и указать приоритетные отправления. Также по запросу клиента могут быть предъявлены копии бланков доставки с подписями получателей.
